Disclaimer
Pflichtangaben und Disclaimer an jeder Mail – ohne dass jemand daran denken muss.
Geschäftsmails brauchen Firmenangaben, und manche Branchen zusätzlich Hinweise zu Vertraulichkeit oder Haftung. Signaturmonster hängt sie zentral an – als HTML und als reinen Text, passend zur Mail.
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Das Problem mit Disclaimern im Mailprogramm
- Ändert sich Rechtsform, Anschrift, Registernummer oder Geschäftsführung, stimmt der Text in jedem Postfach einzeln nicht mehr.
- Mails vom Handy, aus dem Webmailer oder aus der Warenwirtschaft gehen oft ganz ohne Angaben raus.
- Welche Fassung gerade wo hängt, weiß niemand genau.
So funktioniert es
Disclaimer werden in der Oberfläche als HTML- und als Textfassung hinterlegt. Über Regeln legst du fest, welcher Absender welchen Text bekommt. Der Proxy hängt ihn an jede passende Mail an – eine Änderung gilt ab der nächsten Mail.
Weil das beim Versand passiert, gilt es auch für Systeme, die selbst Mails verschicken: JTL-Wawi, Lexware und andere Programme mit SMTP-Einstellung.
Zusammen mit der Signatur
Disclaimer, Signatur und CI-Rahmen lassen sich je Absender kombinieren – etwa ein anderer Rechtshinweis für die Buchhaltung als für den Vertrieb.
Ehrlich gesagt
- Signaturmonster fügt die Texte ein, die du hinterlegst – welche Angaben für dein Unternehmen Pflicht sind, prüft die Software nicht.
- Die Kopie im Ordner „Gesendet" legt dein Mailprogramm selbst an – ohne das, was erst beim Versand dazukommt (Signatur, Disclaimer, CI-Rahmen; mit dem Thunderbird-Addon ist die Signatur schon enthalten). Beim Empfänger kommt die Mail vollständig an.
Häufige Fragen
Werden Disclaimer auch an Antworten angehängt?
Der Disclaimer hängt an jeder ausgehenden Mail, die einer Regel entspricht – also auch an Antworten und Weiterleitungen, die über den Proxy gehen.
Gibt es eine Textfassung für Mails ohne HTML?
Ja. Jeder Disclaimer wird als HTML- und als Textfassung gepflegt, und der Proxy nimmt die passende.
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