Signaturmonster
E-Mail-Signaturen zentral verwalten – für alle Mitarbeiter und jedes Mailprogramm.
Eine Vorlage, gepflegt an einer Stelle. Signaturmonster hängt Signatur, Disclaimer und Banner an jede ausgehende Mail – egal ob sie aus Outlook, Thunderbird, Apple Mail, dem Webmailer oder der Warenwirtschaft kommt.
Kostenlos starten Zur Produktseite Dokumentation- Self-hosted
- Jedes Mailprogramm mit SMTP
- Kein Microsoft 365 nötig
- Kein Preis pro Mitarbeiter
Das Problem: jede Signatur ein Einzelstück
Liegt die Signatur im Mailprogramm, hat jeder Mitarbeiter seine eigene Fassung – auf dem Rechner, auf dem Handy, im Webmailer. Neue Telefonnummer, neues Logo, geänderte Rechtsform: Jede Kopie muss einzeln angefasst werden, und Mails aus der Warenwirtschaft gehen oft ganz ohne Signatur raus.
Die Lösung: Signaturen beim Versand
Signaturmonster sitzt als SMTP-Proxy zwischen Mailprogramm und Mailserver. Jede ausgehende Mail läuft hindurch; der Proxy erkennt den Absender, setzt die passende Signatur ein, ergänzt Disclaimer und CI-Rahmen und reicht die Mail weiter. Im Mailprogramm änderst du einmal den Postausgangsserver, am Mailserver nichts.
Nach Thema
Outlook-Signatur zentral verwalten
Einheitliche Signaturen für alle Outlook-Nutzer, ohne Add-in und ohne Microsoft 365 – mit automatischem Bild-Fallback für Banner.
Details ansehen →Thunderbird-Signatur zentral verwalten
Das Addon zeigt die zentral gepflegte Signatur schon beim Schreiben – und wechselt sie mit der Absenderadresse.
Details ansehen →E-Mail-Disclaimer zentral einfügen
Pflichtangaben und Rechtshinweise an jede Mail – einmal geändert, ab der nächsten Mail überall aktuell.
Details ansehen →Self-hosted E-Mail-Signatur
Signaturen ohne Cloud-Dienst: Deine Mails laufen nur über deinen Server – auf NAS, Proxmox, Raspberry Pi oder VM.
Details ansehen →Signatur per SMTP-Proxy
Für Admins: Signaturen für Mailcow, Postfix, Roundcube, JTL-Wawi und Lexware – ohne Änderung am Mailserver.
Details ansehen →Was drin ist
Signatur-Designer
Blöcke für Text, Bild, Link, Social-Links, Trennlinie und Banner per Drag & Drop anordnen, mit Live-Vorschau. Ohne HTML.
Regeln je Absender
Jede Absenderadresse bekommt ihre Signatur, optional mit eigenem CI-Profil und Disclaimer.
Variablen
Platzhalter wie {{vorname}}, {{firma}} oder {{telefon}} werden aus der Absenderdatenbank befüllt.
Disclaimer
Rechtstexte als HTML- und Textfassung, zentral gepflegt und automatisch angehängt.
CI-Rahmen
Logo, Farben und Schriften legen sich um den Mailtext – jede Mail im Unternehmensdesign.
Animierte Banner
GIF-Banner mit mehreren Szenen direkt im Browser bauen, mit automatischem Bild-Fallback für Outlook.
Für wen
Kleine und mittlere Unternehmen
Einheitliche Signaturen für alle, zentral gepflegt – eine Änderung gilt sofort für jeden.
IT-Dienstleister
Per Docker für mehrere Kunden ausrollbar, je Mandant getrennt konfigurierbar.
Linux- und Mailcow-Admins
SMTP-nativ, läuft als Container neben Mailcow, Postfix oder jedem anderen Mailserver.
Thunderbird-Teams
Zentral verwaltet und trotzdem beim Schreiben sichtbar – über das eigene Addon.
Ehrlich gesagt
- Die Kopie im Ordner „Gesendet" legt dein Mailprogramm selbst an – ohne das, was erst beim Versand dazukommt (Signatur, Disclaimer, CI-Rahmen; mit dem Thunderbird-Addon ist die Signatur schon enthalten). Beim Empfänger kommt die Mail vollständig an.
- Kein S/MIME oder PGP: Signaturmonster verändert den Mailinhalt, das verträgt sich nicht mit Ende-zu-Ende-Signaturen. Das gilt für jede Lösung, die Signaturen serverseitig einfügt. Wer persönlich signieren muss, signiert im Mailprogramm und schaltet den Proxy für diese Mail mit einer Zeile #sm:off im Mailtext ab.
- Mails werden beim Proxy kurz in einer lokalen Warteschlange (SQLite) auf deinem Server zwischengespeichert, bevor sie weitergeleitet werden. Das gehört ins Datenschutzkonzept; einsehen und bereinigen lässt sich die Warteschlange in der Oberfläche.
Häufige Fragen
Wie verwalte ich E-Mail-Signaturen zentral für alle Mitarbeiter?
Alle ausgehenden Mails laufen über Signaturmonster als SMTP-Proxy. Die Signaturen werden einmal in der Web-Oberfläche gepflegt; eine Änderung gilt ab der nächsten Mail für alle Absender, unabhängig vom Mailprogramm.
Mit welchen Mailprogrammen funktioniert das?
Mit allem, was über SMTP versendet: Outlook mit IMAP- oder POP-Konto, Thunderbird, Apple Mail, Roundcube und andere Webmailer, Mailcow, Postfix sowie Programme wie JTL-Wawi und Lexware.
Gibt es eine kostenlose Version?
Ja. Die Free-Version ist dauerhaft kostenlos – mit einem Absender, Signatur-Designer, Regeln, Variablen und Thunderbird-Addon. Mehr Absender, CI-Rahmen und Banner gibt es in den kostenpflichtigen Stufen, abgerechnet als Jahrespauschale statt pro Mitarbeiter.
Wie wird Signaturmonster installiert?
Per Docker: Unter Linux und macOS mit einem Einzeiler-Installer, unter Windows mit einem PowerShell-Skript. Voraussetzung ist eine laufende Docker-Installation.
Ausprobieren
Die Free-Version ist dauerhaft kostenlos. Installiert wird per Docker – unter Linux und macOS mit einem Einzeiler, unter Windows per PowerShell. Stufen und Preise stehen auf der Produktseite; abgerechnet wird als Jahrespauschale, nicht pro Mitarbeiter.
Kostenlos starten Zur Produktseite DokumentationSignaturmonster gehört zur MonsterSuite: self-hosted Software, Lizenzen und Updates zentral über ein Konto.