Outlook
Outlook-Signaturen zentral verwalten, statt sie an jedem Rechner einzurichten.
In Outlook pflegt jeder seine Signatur selbst – mit unterschiedlichen Schriften, alten Telefonnummern und vergessenen Rechtsangaben. Signaturmonster setzt die Signatur beim Versand ein. In Outlook änderst du dafür nur den Postausgangsserver.
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Warum Outlook-Signaturen auseinanderlaufen
- Die Signatur liegt lokal im Profil jedes Nutzers – auf jedem Rechner und jedem Handy eine eigene Kopie.
- Eine neue Adresse, ein neues Logo oder eine geänderte Rechtsform heißt: jede Kopie einzeln anfassen.
- Viele zentrale Lösungen setzen Exchange Online oder Microsoft 365 voraus und rechnen pro Postfach ab.
So funktioniert es mit Outlook
Signaturmonster arbeitet als SMTP-Proxy. Du trägst ihn in Outlook als Postausgangsserver ein (Port 587, Anmeldung wie bisher). Jede ausgehende Mail läuft durch den Proxy: Er erkennt den Absender, wählt die passende Signatur, ergänzt Disclaimer und CI-Rahmen und leitet die Mail an deinen eigentlichen Mailserver weiter.
Am Mailserver änderst du nichts. Eine Änderung an der Vorlage gilt ab der nächsten Mail für alle Absender – ohne dass jemand in Outlook etwas tun muss.
Banner in Outlook
Outlook zeigt keine animierten GIFs. Signaturmonster baut deshalb automatisch eine Weiche ein (MSO Conditional Comments): Outlook-Empfänger sehen ein statisches Bild aus der ersten Szene des Banners, alle anderen die Animation. Beide Bilder stecken direkt in der Mail (CID) – keine externen Adressen, die ein Tracking-Blocker ausblendet.
Outlook und andere Programme gemischt
Weil der Proxy auf SMTP-Ebene arbeitet, ist es egal, womit geschrieben wird. Wer im Büro Outlook nutzt und unterwegs Apple Mail, bekommt dieselbe Signatur. Thunderbird-Nutzer sehen sie mit dem Addon sogar schon beim Schreiben.
Ehrlich gesagt
- Voraussetzung ist, dass Outlook über SMTP versendet – also mit einem IMAP- oder POP-Konto. Ein Exchange- oder Microsoft-365-Konto versendet in Outlook nicht über einen frei wählbaren Postausgangsserver; dafür ist Signaturmonster nicht gebaut.
- In Outlook selbst siehst du die Signatur beim Schreiben nicht, sie kommt beim Versand dazu. Eine Vorschau im Schreibfenster gibt es derzeit nur für Thunderbird.
- Die Kopie im Ordner „Gesendet" legt dein Mailprogramm selbst an – ohne das, was erst beim Versand dazukommt (Signatur, Disclaimer, CI-Rahmen; mit dem Thunderbird-Addon ist die Signatur schon enthalten). Beim Empfänger kommt die Mail vollständig an.
Häufige Fragen
Brauche ich ein Outlook-Add-in?
Nein. In Outlook wird nur der Postausgangsserver auf Signaturmonster umgestellt. Die Signatur wird auf dem Weg zum Mailserver eingefügt.
Funktioniert das ohne Microsoft 365?
Ja. Signaturmonster braucht weder Exchange Online noch Microsoft 365, sondern nur einen Mailserver, der SMTP spricht – auch vollständig On-Premise.
Sehen Outlook-Empfänger die Banner?
Ja, als statisches Bild. Outlook kann keine animierten GIFs anzeigen; Signaturmonster liefert Outlook automatisch die erste Szene als PNG, alle anderen Programme sehen die Animation.
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Für Admins: Signaturen für Mailcow, Postfix, Roundcube, JTL-Wawi und Lexware – ohne Änderung am Mailserver.
Details ansehen →Ausprobieren
Die Free-Version ist dauerhaft kostenlos. Installiert wird per Docker – unter Linux und macOS mit einem Einzeiler, unter Windows per PowerShell. Stufen und Preise stehen auf der Produktseite; abgerechnet wird als Jahrespauschale, nicht pro Mitarbeiter.
Kostenlos starten Zur Produktseite DokumentationSignaturmonster gehört zur MonsterSuite: self-hosted Software, Lizenzen und Updates zentral über ein Konto.