SMTP-Proxy
Signaturen auf SMTP-Ebene – für jeden Client und jedes System, das Mails verschickt.
Ein SMTP-Proxy nimmt ausgehende Mails an, bevor sie den Mailserver erreichen. Signaturmonster fügt dort Signatur, Disclaimer und CI-Rahmen ein und reicht die Mail an deinen Mailserver weiter. Für den Absender ändert sich nichts.
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Der Weg einer Mail
- Das Mailprogramm sendet an Signaturmonster statt direkt an den Mailserver (Port 587, Anmeldung wie bisher).
- Der Proxy nimmt die Mail an und legt sie kurz in die lokale Warteschlange.
- Anhand der Absenderadresse greift die passende Regel: Signatur, CI-Profil, Disclaimer.
- Die fertige Mail geht an deinen eigentlichen Mailserver – bei Fehlschlag bleibt sie in der Warteschlange und lässt sich erneut einreihen.
Womit es zusammenarbeitet
- Mailcow: läuft als Container daneben, ohne Änderung an der Mailcow-Konfiguration.
- Postfix, Exim und jeder andere SMTP-Server als Ziel.
- Roundcube und andere Webmailer über ihre SMTP-Einstellung.
- Warenwirtschaft und Buchhaltung: JTL-Wawi, Lexware, Sage, DATEV und alles mit SMTP-Versand.
- Mailprogramme: Outlook (mit SMTP-Konto), Thunderbird, Apple Mail.
Für Betrieb und Fehlersuche
- Warteschlange mit Status je Mail (ausstehend, gesendet, fehlgeschlagen), Absender, Empfänger und Betreff.
- Einzelne Mails herunterladen, fehlgeschlagene erneut einreihen, gesendete bereinigen.
- Steuerzeilen im Mailtext schalten Teile für eine einzelne Mail ab: #sm:nosig, #sm:nobanner, #sm:nodisclaimer, #sm:noci oder #sm:off für alles. Die Zeile wird vor dem Versand entfernt.
- Mehrere SMTP-Benutzer, Absender und Rollen; für IT-Dienstleister je Mandant getrennt konfigurierbar.
Ehrlich gesagt
- Ein SMTP-Proxy verändert den Inhalt – mit S/MIME oder PGP signierte Mails lassen sich deshalb nicht bearbeiten, ohne die Signatur zu brechen. Solche Mails mit #sm:off durchschleusen.
- Die Kopie im Ordner „Gesendet" legt dein Mailprogramm selbst an – ohne das, was erst beim Versand dazukommt (Signatur, Disclaimer, CI-Rahmen; mit dem Thunderbird-Addon ist die Signatur schon enthalten). Beim Empfänger kommt die Mail vollständig an.
Häufige Fragen
Muss ich meinen Mailserver umkonfigurieren?
Nein. Nur die Mailprogramme bzw. Systeme bekommen Signaturmonster als Postausgangsserver; der Proxy leitet an deinen bestehenden Mailserver weiter.
Wie verschicke ich eine Mail ohne Signatur?
Eine eigene Zeile #sm:nosig im Mailtext lässt die Signatur weg, #sm:off schaltet alle Proxy-Funktionen für diese eine Mail ab. Die Steuerzeile wird vor dem Versand entfernt.
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